Directie assistent(e)

Functie

Jouw functie?

Ben je nauwkeurig, georganiseerd en heb je zin in echte verantwoordelijkheden? Ben je geïnteresseerd in alle aspecten van een bedrijf? Heb je een speciale interesse in human resources, terwijl je ook in staat bent om zelfstandig te werken? Ben je gepassioneerd over leren, begrijpen en bijdragen?

Hierbij een opsomming van je taken en verantwoordelijkheden:

• Je beheert de agenda van de "Zone Group Manager" door afspraken te plannen, vergaderingen te coördineren en belangrijke evenementen te organiseren.
• Je beheert inkomende en uitgaande e-mails efficiënt, inclusief het prioriteren van berichten, het opstellen van concepten en het opvolgen van belangrijke correspondentie.
• Je coördineert reisarrangementen, waaronder het boeken van vluchten, accommodaties en transport, en het voorbereiden van reisschema's.
• Je ondersetunt bij het organiseren en faciliteren van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, het verzamelen van benodigde documenten en het notuleren van besprekingen.
• Je volgt lopende dossiers en taken op, zorgt voor tijdige afhandeling en communicatie van belangrijke updates aan relevante belanghebbenden.
• Je verleent algemene administratieve ondersteuning, zoals het bijhouden van documentatie, archiveren van bestanden en het beheren van kantoorbenodigdheden.
• Je fungeert als liaison tussen de "Zone Group Manager" en interne/externe contacten, handelt vragen, verzoeken om informatie en andere communicatie af.
• Je assisteert bij speciale projecten en ad-hoc taken zoals toegewezen door de "Zone Group Manager", waarbij een flexibele aanpak en een hoge mate van nauwkeurigheid vereist zijn.

Met wie?

Je werkt onder leiding van de Belgische CEO. Je bent zijn “rechterhand”.

Je komt terecht in een KMO, dus je moet zelfstandig kunnen werken en houden van variatie.

Hoe we sollicitaties behandelen:

Eerst is er een telefonisch gesprek gevolgd door een onlinegesprek met ons, HR-specialist. We zijn verantwoordelijk voor deze zoektocht. Vervolgens heb je een gesprek met de CEO en wordt er een beslissing genomen. Het gaat dus heel snel.

Jouw profiel

Wie ben jij?

• Je bezit al een eerste ervaring van enkele jaren als Assistent(e), Directie Assistent(e) en/of Management Assistant.
• Je beheerst zowel mondeling als schriftelijk de Franse, Nederlandse en Engelse taal, wat essentieel is.
• Je hebt een basiskennis van standaard kantoorapplicaties zoals Word, Excel en Powerpoint.
• Je bent nauwkeurig en nauwgezet. Organisatie is voor jou een tweede natuur, evenals proactief en anticiperend handelen.
• Daarnaast ben je communicatief en flexibel. Ervaring met het functioneren van een bedrijf, bijvoorbeeld binnen een groep, is een bijkomend voordeel.

Dit zijn nog andere van je competenties:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden: Je moet in staat zijn om effectief te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, met interne en externe belanghebbenden.
• Timemanagement: Je moet taken kunnen prioriteren, deadlines halen en efficiënt omgaan met tijd.
• Probleemoplossend vermogen : Het vermogen om snel problemen te identificeren, oplossingen te bedenken en beslissingen te nemen, zelfs onder druk, is belangrijk voor het ondersteunen van de directie.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen : Je moet bereid zijn om te multitasken, snel te schakelen tussen verschillende taken en je aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten.
• Vertrouwelijkheid : Als directie assistente heb je vaak toegang tot gevoelige informatie en moet je in staat zijn om vertrouwelijkheid te waarborgen en discreet te handelen.
• Proactiviteit: Het tonen van initiatief, het anticiperen op taken en zelfstandig werken zonder constante supervisie zijn belangrijke eigenschappen.
• Teamspeler : Je moet bereid zijn om samen te werken en effectief te communiceren met collega's en andere afdelingen om de doelen van de organisatie te bereiken.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

Onze klant bied je:

• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk brutosalaris, afhankelijk van je profiel en ervaring, maaltijdcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering bij DKV.
• Een deeltijdse of 4/5de contract.
• Flexibele werkuren - 23 dagen vakantie.
• Deze gevarieerde functie stelt je in staat om samen te werken met alle bedrijfsactiviteiten in een Europese context. Als zodanig neem je rechtstreeks deel aan het bedrijfsleven door je impact te meten binnen menselijke en multiculturele structuren.
• De werklocatie is centraal en gemakkelijk bereikbaar met pas gerenoveerde kantoren.

Solliciteren

Marie Logghe
0479973815
recruitment@hr-specialist.be